Im Archiv türmen sich die Akten, im Drucker staut sich das Papier und rund um den Bildschirm kleben bunte Post-its? Diese Zeiten gehören dank des papierlosen Büros der Vergangenheit an. Verschiedene Digitalisierungsprozesse verdrängen nach und nach Papierdokumente und Druckprodukte. Die Vorteile liegen auf der Hand: eine höhere Effizienz, geringere Kosten und mehr Ordnung. Wir stellen digitale Tools für das papierlose Büro vor, die den Arbeitsalltag erleichtern.
Inhalt
Die richtige Hardware für das papierlose Büro
Ein guter Dokumentenscanner gehört zu den wichtigsten digitalen Tools für das papierlose Büro. Mit dem Gerät digitalisieren Nutzer Papierdokumente, um sie dauerhaft lesbar zu machen, zu archivieren und zu indexieren. Geeignet sind Scanner mit Texterkennung, die Dokumente vollautomatisiert erfassen.
Optional verwenden Mitarbeiter das Smartphone, um Zeitungsartikel, Visitenkarten und Kassenzettel einzuscannen. Die App „CamScanner“ ermöglicht das Abfotografieren der Vorlage. Das digitale Tool für das papierlose Büro schneidet das Bild automatisch zu und optimiert die Lesbarkeit mithilfe von KI. Die OCR-Technologie erlaubt die Umwandlung in editierbare, durchsuchbare PDF-Dateien, die Nutzer teilen, exportieren, drucken oder faxen.
Software-Tools für das papierlose Büro
Ein professionelles Dokumentenmanagementsystem (DMS) erlaubt das Speichern, Verwalten und Verfolgen von elektronischen Scans und Dokumenten. Die Dateien lagern in einer Cloud und sind schnell auffindbar. Das System ermöglicht einen zeit- und ortsunabhängigen Zugriff. Es eignet sich für Team- und Projektarbeiten, da Nutzer bei Bedarf gemeinsam an den Dokumenten arbeiten. Erhältlich ist die Software bei verschiedenen Anbietern:
- enaio
- Amagno
- DocuWare
- DATEV DMS
- Fileee
- KBMpro
- Fluix
Entscheidend ist, dass das DMS-System benutzerfreundlich und revisionssicher ist, um Informationen ordnungsgemäß und rechtssicher zu archivieren. Fortgeschrittene Sicherheitsfunktionen schützen die Daten vor Verlust und unerlaubten Zugriff.
Digitale Notizen im papierlosen Büro
Mittlerweile gibt es zahlreiche digitale Tools für das papierlose Büro, die Post-its unnötig machen:
- Microsoft OneNote: Die App ist Teil des Microsoft-365-Abos und ermöglicht das Speichern von Audio-Kommentaren, Zeichnungen und Notizen.
- Notability: Mit der vielseitigen Notiz-App erstellen Anwender multimediale Notizen mit Handschrift, Audioaufnahmen, Fotos und Zeichnungen.
- GoodNotes speichert handschriftliche Notizen, die die App in einen durchsuchbaren Text umwandelt.
Fazit: Mit den richtigen Tools Papier und Zeit sparen
Ein professioneller Dokumentenscanner und ein revisionssicheres DMS-System gehören zu den wichtigsten Tools für das papierlose Büro. Hinzu kommen zahlreiche Apps zum Digitalisieren von Dokumenten, Bildern und Notizen, die den Arbeitsalltag erleichtern.